บทที่ 7 ระบบสารสนเทศโรงพยาบาล

IM.1 การวางแผนและออกแบบระบบ

มีการวางแผนและออกแบบระบบสารสนเทศที่เหมาะสม และตอบสนองความต้องการของผู้ใช้

(1)  มีการวางแผนการใช้สารสนเทศ (IM.1.1)

- สำหรับการดูแลรักษาผู้ป่วย
- สำหรับการพัฒนาคุณภาพ
- สำหรับการบริหาร
- สำหรับการศึกษาหรือการวิจัย

(2) มีการออกแบบระบบสารสนเทศ(51) ให้สอดคล้องกับเป้าหมายของแผนในข้อ IM.1.1 (IM.1.2)

- สำหรับการดูแลรักษาผู้ป่วย
- สำหรับการพัฒนาคุณภาพ
- สำหรับการบริหาร
- สำหรับการศึกษาหรือการวิจัย

(3) มีการออกแบบระบบสารสนเทศโดยใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม (IM.1.3)

(4) บุคคลที่เกี่ยวข้องมีส่วนให้ความเห็นที่เป็นประโยชน์ต่อการวางแผนและออกแบบ ระบบสารสนเทศ (IM.1.4)

- คณะทำงานเฉพาะกิจ (52)
- คณะกรรมการเวชระเบียน (53)

(5) มีการจัดทำและทบทวนแผนบริหารระบบสารสนเทศ (IM.1.5)

- มาตรฐานข้อมูล (54)
- มาตรฐานเทคโนโลยี
- ขั้นตอนดำเนินงานตามลำดับ
- เกณฑ์ในการเลือกเก็บข้อมูล ระยะเวลา(55) และวิธีการในการคงเก็บข้อมูล (56)
- มีเกณฑ์ในการปรับแก้ข้อมูลให้ทันสมัยและเป็นจริงอยู่เสมอ
- การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล(57)
- การรักษาความลับของข้อมูล(58)

IM.2 การดำเนินงานระบบสารสนเทศ

มีการเชื่อมโยงข้อมูลและสารสนเทศเพื่อใช้ในการบริหาร การดูแลผู้ป่วย และการพัฒนาคุณภาพ

(1) มีการเชื่อมโยงข้อมูล/สารสนเทศจากแหล่งข้อมูลต่างๆ เพื่อประสิทธิภาพของการ กระจายข้อมูล/สารสนเทศ หรือ  เพื่อลดความขัดแย้งกันของข้อมูลอันเกิดขึ้นจาก ความหลากหลายของฐานข้อมูล (IM.2.1)

(2) มีการสังเคราะห์ แปลผลข้อมูล/สารสนเทศเพื่อประโยชน์ในการบริหาร การดูแลผู้ป่วย การพัฒนาคุณภาพ และการรายงานต่อส่วนราชการ (IM.2.2)

- ลักษณะการเสียชีวิตที่พบบ่อยในโรงพยาบาล และอัตราการเสียชีวิตรายโรค/หัตถการ หรือกลุ่มโรค/กลุ่มหัตถการ  โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกลุ่มมารดาที่มาคลอดบุตร และผู้ป่วยผ่าตัด
- ลักษณะภาวะแทรกซ้อนที่พบบ่อยในโรงพยาบาล และอัตราการเกิดภาวะแทรกซ้อนรายโรค/หัตถการ หรือกลุ่มโรค/กลุ่มหัตถการ
- การกลับมารับบริการซ้ำโดยไม่ได้วางแผน เช่น การนอนโรงพยาบาลซ้ำภายใน 2 สัปดาห์ การเข้ารับการผ่าตัดซ้ำภายใน 2 วัน
- ต้นทุนรายโรค/หัตถการ หรือ กลุ่มผู้ป่วย  ซึ่งสามารถคัดเลือกผู้ป่วยที่มีค่าใช้จ่ายสูงมาวิเคราะห์เพิ่มเติมได้
- วันนอนโรงพยาบาลรายโรค/หัตถการ หรือ กลุ่มโรค/กลุ่มหัตถการ  ซึ่งสามารถคัดเลือกผู้ป่วยที่มีวันนอนโรงพยาบาลนานกว่าที่ควรมาวิเคราะห์เพิ่มเติมได้

(3) มีการกระจายข้อมูลและสารสนเทศที่เหมาะสมแก่ผู้ใช้อย่างถูกต้อง ทันเวลา  โดยมีรูปแบบและวิธีการที่เป็นมาตรฐานและง่ายต่อการใช้ (IM.2.3)

(4) มีการสนับสนุนทางเทคนิค โดยให้คำปรึกษา และ/หรือให้ความรู้/ฝึกอบรม แก่ผู้ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศตามความเหมาะสม (IM.2.4)

IM.3 บริการเวชระเบียน

(1) มีระบบดัชนีและระบบการจัดเก็บซึ่งเอื้อต่อการค้นหาเวชระเบียนได้อย่างรวดเร็ว ทันความต้องการของผู้ใช้ (IM.3.1)
(2) มีบริการค้นหาเวชระเบียนตลอด 24 ชั่วโมง (IM.3.2)
(3) เวชระเบียนผู้ป่วยในทุกฉบับได้รับการบันทึกรหัสและทำดัชนีภายในเวลาที่กำหนดไว้ (IM.3.3)
(4) มีระบบบันทึกเพื่อให้สามารถสืบหาเวชระเบียนที่ถูกยืมออกไปจากหน่วยงานได้ (IM.3.4)


(51) การออกแบบระบบสารสนเทศ ประกอบด้วย: การวิเคราะห์ความต้องการใช้สารสนเทศ, การกำหนดประเภทของข้อมูลนำเข้า, วิธีการบันทึกข้อมูล, วิธีการประมวลผลข้อมูล, วิธีการเคลื่อนย้ายข้อมูลและสารสนเทศ, วิธีการรายงานข้อมูลและสารสนเทศ


(52) สำหรับทำงานที่เสร็จสิ้นในระยะเวลาสั้น เช่น การประเมิน/คัดเลือกเทคโนโลยีสารสนเทศ


(53) คณะกรรมการเวชระเบียนทำหน้าที่ กำหนดมาตรฐานและนโยบายสำหรับเวชระเบียนผู้ป่วย, นำแบบฟอร์มใหม่เข้ามาใช้หรือเปลี่ยนแปลงแบบฟอร์มเดิม, พิจารณานโยบายและวิธีปฏิบัติสำหรับหน่วยเวชระเบียน, วิเคราะห์ความครบถ้วนสมบูรณ์ของการบันทึกเวชระเบียนและคุณภาพของการบันทึกรหัส  ซึ่งควรมีการทบทวนอย่างน้อยปีละ 4 ครั้ง


(54) มาตรฐานข้อมูล ได้แก่ ชุดข้อมูลขั้นต่ำที่จะจัดเก็บ (minimal data set), คำจำกัดความข้อมูล, การใช้รหัส, การจัดกลุ่ม, คำศัพท์, รูปแบบในการจัดเก็บข้อมูล  โดยอิงกับมาตรฐานภายนอกที่มีอยู่แล้วให้มากที่สุด
ชุดข้อมูลขั้นต่ำสำหรับการดูแลผู้ปวยใน ควรประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้เป็นอย่างน้อย: ข้อมูลจำเพาะของผู้ป่วย ได้แก่ เลขประจำตัว, เพศ, วันเกิด, วันที่รับไว้ในโรงพยาบาลและวันจำหน่าย, การวินิจฉัยโรค ซึ่งควรแยกออกเป็น การวินิจฉัยโรคที่เป็นสาเหตุของ
การนอนโรงพยาบาล, ภาวะการเจ็บป่วยร่วมเมื่อแรกรับ (co-morbidity) และภาวะแทรกซ้อนที่เกิดขึ้นในโรงพยาบาล (complication), หัตถการที่ผู้ป่วยได้รับ, สถานภาพจำหน่าย (กลับบ้าน, ส่งต่อ, เสียชีวิต)


(55) ระยะเวลาในการคงเก็บข้อมูลควรพิจารณาจาก กฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง, การใช้ข้อมูลเพื่อดูแลรักษาผู้ป่วย, การใช้เป็นหลักฐานพยานทางศาล, การวิจัย, และการศึกษา


(56) วิธีการคงเก็บข้อมูลอาจอยู่ในรูปของเอกสารต้นฉบับ, การถ่ายลงไมโครฟิล์ม หรือการแปลงไปอยู่ในรูปอิเลคโทรนิค


(57) การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ได้แก่ การป้องกันการสูญหายของข้อมูล, การป้องกันความเสียหายทางกายภาพ (สถานที่เก็บเวชระเบียนควรปลอดภัยจากความร้อน, ความชื้น, สัตว์กัดแทะ, และอัคคีภัย), การแก้ไขดัดแปลงโดยผู้ไม่มีอำนาจหน้าที่


(58) การรักษาความลับของข้อมูล ได้แก่การกำหนดนโยบายและวิธีปฏิบัติเป็นลายลักษณ์อักษรในเรื่องต่อไปนี้: ระดับในการรักษาความลับและสิทธิการใช้ข้อมูลสำหรับผู้เกี่ยวข้องในระดับต่างๆ, มาตรการในการรักษาความลับของข้อมูลผู้ป่วยที่เก็บไว้ด้วยคอมพิวเตอร์, การอนุญาตให้เปิดเผยข้อมูลผู้ป่วย, การอนุญาตให้ผู้ป่วยดูและใช้เวชระเบียนของตนเอง